大型展会和新闻发布会如何邀约媒体

众所周知,很多企业都知道要大量地宣传自己的公司,才能获得更多的业务量,只有少部分懂行的企业才会看准时机,大量的举办新闻发布会,新品发布会,参加各种展会等,这个时候如果能邀请到当地权威的记者媒体到现场采访和后期适当的宣传报道,定会起到事半功倍的作用。


但是,如果企业没有一定的人脉优势和相关经验,像这种商业发布会是很难邀请到记者到场的,更别说后期的宣传了,这时候就需要找专业的媒体公关公司进行相关的媒体邀请服务,接下来我来给大家分享一下通过媒体公关公司邀请媒体记者的具体流程,以便提高大家的工作效率。


一、确定活动时间

提供准确的活动时间,这个时间一定要精确到时,比如XXXX年XX月XX日几点,这样媒体记者心里有个数,会根据实际情况提前出发到达现场,不至于出现迟到的现象,有人为了让记者不迟到,把时间报早了30分甚至1个小时,这完全没必要,一般媒体记者都会提前20分钟左右到活动现场,时间完全充足。


二、确定活动地址

提供详细的活动地址,地点要精确到某某酒店或者某某展位,比如广州琶洲国际会展中心A区1.2馆J19,这样媒体记者可以直接到会场干活,而不是到某个地方后再打电话给对接人,有时候对接人一忙,或者电话调的静音联系不上,媒体记者只有苦等,这样就有可能会迟到,首先这样对媒体记者不尊重,其次还有可能会影响活动效果。


三、提供新闻通稿

由于是商业活动,记者不负责撰稿,如果邀请网络媒体或者报纸媒体,需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。网络媒体(如,新浪网)通稿字数一般1000字左右,可以配1-3张图片,平面媒体(如,南方都市报)一般200-300字左右。如果邀请视频媒体(如,腾讯视频)或者电视台(如,湖南电视台),需要甲方提前准备配音字幕稿还有重要人物名称和职务。


四、提供媒体邀请函

媒体邀请函可以是图片形式,H5形式,甚至是文字形式,如果是自行邀请的话,媒体邀请函对记者是否来参加活动起着至关重要的作用,但今天我们讲的是通过媒体公关公司邀请记者,如果以上三点都提供了,那么媒体邀请函可有可无,因为媒体公关公司是吃专业饭的,完全有这个关系和能力帮你邀请到相关记者,但前提是你的活动必须正规合法。


五、拟邀请媒体

说出你想邀请的媒体类型(电视台,报纸杂志,视频媒体,网络媒体,网红直播,KOL),想邀请的媒体数量,让公关公司帮你确定。如果你不熟悉有哪些媒体,不知道邀请多少合适,你可以给一个大概的预算和活动的规模人数,公关人士会根据经验和实际情况做最合适的匹配以保证活动效果。


六、确定合作媒体

以上信息提供给公关公司以后,一般当天就能确定好哪些媒体愿意参加活动并进行宣传报道,这个时候就要甲方根据实际情况走合同打款确定媒体记者了,一般提前一周比较合适,因为媒体记者每天的工作都是提前安排好的,如果临时确定,很有可能记者已经被别的企业定了而不能答应你的活动。


七、活动流程对接

这个流程一定要提前让记者知道,最好记者到场之后给一份流程表给记者,因为媒体记者不会全程待在活动现场,如果是有需要采访环节的更要注意,采访时间不要安排在活动最后,因为记者采集到所需素材之后便会离开,以免找不到记者采访。另外,采访还需要甲方提前提供采访稿,以避免记者提的问题受访人答不上的尴尬处境。


八、媒体到场接待

如果不是特别大规模的发布会活动,媒体公关人士不会亲自到场,但是会指定一个记者作为领头人带领其他媒体记者一并到场,甲方最好是专门派一个负责接待的人相互存下电话号码以便及时沟通。双方碰面后,如有其他交代可以当场协商,活动现场应为媒体记者安排座位和饮用水,媒体记者准备离开的时候最好能有一份伴手礼以增加好感,有利于后期的宣传和合作。


九、活动宣传报道

活动结束以后,媒体记者回去原则上是按照甲方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行报道(电视台播放,报纸杂志刊登,视频上传,网媒发稿),但也可能有部分媒体参加活动之后觉得内容或者标题和实际活动不符合,会进行适当的修改和调整并不会提前告知。另外,如甲方想要用自己拍的照片放在新闻通稿里,需提前告知公关公司和记者协商。


十、合作反馈汇报

活动宣传报道之后,媒体公关会对本次邀请的媒体进行宣传报道的信息进行整理汇总给甲方。电视台播放会提前通知甲方播放时间,让甲方注意收看,有部分电视台有网络播放链接可提供,视频媒体提供链接,网络媒体提供新链接和收录截图,报纸/杂志媒体有部分有网络链接提供,并且会寄至少一份样报/杂志给甲方,网红主播提供回放链接,KOL提供宣传链接


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